51. Xây dựng SOP backup hệ thống

Có vẻ mất thời gian, có thể thấy nhàm chán và không quen tác phong của một số ACE, một số tổ chức. Nhưng việc chúng ta cần viết rõ ràng ra thành "Quy trình" cụ thể rất quan trọng. Thậm chí cần viết ra trước khi chúng ta xây dựng hệ thống (hệ thống live, không phải trước hệ thống backup!).
Việc có lộ trình backup từ đầu sẽ khiến việc tổ chức hệ thống rõ ràng hơn rất nhiều.

1. Vì sao backup không có SOP gần như chắc chắn sẽ thất bại?

Trong rất nhiều hệ thống:

Backup do một người thiết kế
Script do một người viết
Key do một người giữ

Khi người đó:

Nghỉ việc
Chuyển công tác
Không có mặt khi sự cố xảy ra

Backup gần như vô dụng.

Backup không có SOP là backup phụ thuộc con người,
không phải năng lực của tổ chức.

2. SOP backup là gì và không phải là gì?

2.1. SOP backup là:

Quy trình chuẩn, được phê duyệt
Mô tả rõ ai làm gì – khi nào – làm thế nào
Áp dụng lặp lại, nhất quán

2.2. SOP backup không phải là:

Tài liệu kỹ thuật chi tiết từng lệnh
Tài liệu cá nhân
Checklist rời rạc không bối cảnh

📌 SOP tập trung vào quy trình và trách nhiệm, không phải cú pháp.

3. Vai trò của SOP trong hệ thống backup

SOP giúp:

Backup không phụ thuộc cá nhân
Dễ bàn giao, đào tạo
Dễ kiểm tra, audit
Dễ cải tiến

📌 Không có SOP → không thể nói đến quản trị backup.

4. Phạm vi của một SOP backup chuẩn

Một SOP backup đầy đủ nên bao gồm:

Backup định kỳ
Backup khẩn cấp
Restore thường
Restore khẩn cấp
Quản lý key
Giám sát và báo cáo
Xử lý sự cố backup

📌 Không nên gộp tất cả vào một trang duy nhất.

5. Cấu trúc đề xuất của SOP backup hệ thống

5.1. Mục tiêu và phạm vi

Mục tiêu SOP
Hệ thống áp dụng
Loại dữ liệu

5.2. Vai trò và trách nhiệm

Người vận hành backup
Người giám sát
Người phê duyệt restore
Người xác nhận nghiệp vụ

📌 Phải phân vai rõ ràng, tránh xung đột trách nhiệm.

5.3. Mô tả quy trình backup

Lịch backup
Phương pháp
Công cụ
Kiểm tra kết quả

5.4. Mô tả quy trình restore

Điều kiện kích hoạt
Trình tự restore
Điểm kiểm tra
Phê duyệt

5.5. Quản lý bảo mật và key

Lưu trữ key
Phân quyền
Quy trình khi mất key

5.6. Logging, giám sát và báo cáo

Log gì
Ai xem
Báo cáo khi nào

6. SOP backup phải phù hợp thực tế vận hành

Một SOP tốt:

Không quá dài
Không quá trừu tượng
Có thể làm theo trong khủng hoảng

📌 SOP không dùng được khi stress = SOP thất bại.

7. Cập nhật và kiểm soát thay đổi SOP

SOP cần:

Phiên bản
Ngày hiệu lực
Người phê duyệt

📌 SOP cũ nguy hiểm hơn không có SOP.

8. SOP và đào tạo nhân sự

SOP là tài liệu đào tạo chính
Nhân sự mới học từ SOP
Không truyền miệng

📌 Truyền miệng là nguồn gốc của lỗi.

9. SOP và kiểm tra – audit